2022年11月16日

タイムスタンプ不要で
Googleドライブ（Google Workspace）で始める
お手軽な電子帳簿保存法対応の方法とは？
～コストを抑えて対応する方法とは～

2022年1月1日より、改正電子帳簿保存法が施行されました。
それと同時に2024年1月1日までの2年間の猶予（宥恕）が発表されました。
しかし勘違いされている方が多いのですが、改正電子帳簿保存法の施行が猶予（宥恕）されて遅れるわけではありません。
この記事では、出来るだけお金を掛けずに、Googleドライブとスプレッドシートを利用して電子帳簿保存法対応する方法を解説していきます。

何を守れば法令対応できるの？

①検索要件：最低限「取引日」「取引先名」「金額」を即時に検索できるようにしておく（索引簿の作成）

②改ざんが困難な方法で保存する（タイムスタンプまたは訂正削除機能を持っていることが必要）

上記を守れば電子帳簿保存法を遵守することが出来ます。

では、具体的にはどうすれば対応出来るのかを下記で説明していきます。

【STEP1】 Googleドライブで保存要件の遵守をしてみよう

①Googleドライブにファイルをアップロードします

②履歴が残っていることを確認します（毎回確認する必要はありません）

履歴が残っていることが確認できました。登録・修正・削除のどれを行っても履歴は残りますので、

訂正削除履歴機能を保持しているため電子帳簿保存法の保存要件に対応することが出来ます。

「え？これだけ？」と思いましたか？そうです。保存はこれだけです。

これで、タイムスタンプ不要で電子帳簿保存法を遵守出来ることが可能となります。コストを抑えて始めることが出来そうですね。

【STEP2】スプレッドシートで検索要件の遵守をしてみよう

①スプレッドシートに「帳票分類」「取引日★」「取引先名★」「金額★」「Googleドライブの共有リンク」の４つを網羅したスプレッドシートを作成します

※★は国税庁で提示されている、電子帳簿保存法一問一答で明確に記載が求められている項目

②書類を見ながら、スプレッドシートに「帳票分類」「取引日★」「取引先名★」「金額★」を入力します

③Googleドライブに保管した共有リンクをコピーします

④スプレッドシートに「Googleドライブの共有リンク」を追記します。

これでスプレッドシートの作成は完了です。取引が発生するごとにこちらを繰り返してください。

どうでしょうか？簡単ですよね？

最後に

ハンズオン形式で解説してきましたが、いかがでしょうか？

対応自体は非常にシンプルではないでしょうか。コストもGoogle Workspaceの利用料で始められるので、自社でまずはこの方法で試してみてはいかがでしょうか？

世間ではタイムスタンプが必須という認識がありますが、「訂正削除履歴機能」でも代替することが可能です。

書類が増えてきた段階で、自社スタッフが捌けなくなってから効率化ツールを検討しても良いかと思います。

１点注意点として、2022年1月1日からの過去分の書類も対象ですので、過去分の作成が終わっていない場合は決算月までに作成を急いでください。

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