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Googleドライブで始めるお手軽なインボイス制度の対応方法とは?~コストを抑えて対応する方法とは~

事例トップイメージ

2022年10月1日より、インボイス制度が開始されます。
適格請求書(インボイス)を発行するために準備が必要となりますが、
どんな準備を済ませておけば良いかが良く分からないという声を良く聞きます。
この記事では、出来るだけお金を掛けずに、Googleドライブを利用してインボイス制度に対応する方法を解説していきます。


まずは何から始めれば良いの?

まずは適格請求書発行事業者として税務署に届け出るかを決めましょう。

現在、消費税申告を行っている事業者でも申請は必要ですので、税務署へ申請を行いましょう。

免税事業者が適格請求書発行事業者に変える場合も申請が必要です。

免税事業者が継続して免税事業者として事業を行っていく場合は申請は不要です。


【STEP1】 適格請求書のフォーマットに変更しましょう

①適格事業者登録番号を記載します

※税務署に適格請求書事業者の申請すると発行される事業者ごとの番号です。

②発行した適格請求書の区分を明記します

※この対応は任意ですが、発行元及び送付先の視認性・管理のしやすさが良くなります

  • 適格請求書(以下、インボイスと呼ぶ):初回発行時
  • 適格返還請求書(以下、返還インボイスと呼ぶ):値引・返品等が発生して金額が減額された時
  • 修正適格請求書(以下、修正インボイスと呼ぶ):返還以外の理由で記載に修正が発生した時
  • 修正適格返還請求書(以下、修正返還インボイスと呼ぶ):返還インボイス発行後に、返還以外の理由で記載に修正が発生した時

上記の注意点としては、一度発行・送付したインボイスに返還または修正が発生した場合は、追加で発行・送付する必要があります。

※サンプルではチェックボックスにしていますが、視認して分かるようであればこれに限りません。

③税区分ごとに「金額合計」「税額合計」をそれぞれ分けて記載します
Googleドライブへアップロード
インボイスのフォーマット変更はこれで完了です。

※返還インボイス、修正インボイスのフォーマットの変更も発生しますので、それぞれ対応が必要です


【STEP2】 インボイスを顧客へ送付しましょう

メールなどで電子的に送付または、印刷して郵送等で顧客へ送付します。

【STEP3】 インボイスをGoogleドライブへ保存

送付したインボイスを任意のフォルダへ保存します。

【STEP4】 スプレッドシートで検索要件の遵守をしましょう

送付したインボイス控えは電子帳簿保存法に準じた保存形式で保管しておく必要があります。

①スプレッドシートに「帳票分類」「取引日★」「取引先名★」「金額★」「Googleドライブの共有リンク」の4つを網羅したスプレッドシートを作成します

※★は国税庁で提示されている、電子帳簿保存法一問一答で明確に記載が求められている項目

索引簿の作り方
②書類を見ながら、スプレッドシートに「帳票分類」「取引日★」「取引先名★」「金額★」を入力します
③Googleドライブに保管した共有リンクをコピーします

※画面はイメージです

Googleドライブの共有コピー1
Googleドライブの共有コピー2
Googleドライブの共有コピー2
④スプレッドシートに「Googleドライブの共有リンク」を追記します。
Googleドライブの共有リンクを索引簿への追記
これでスプレッドシートの作成は完了です。取引が発生するごとにこちらを繰り返してください。
どうでしょうか?簡単ですよね?

最後に

ハンズオン形式で解説してきましたが、いかがでしょうか?
対応自体は非常にシンプルではないでしょうか。コストもGoogleドライブ(最初は個人プランでも良いかと思われます)の利用料で始められるので、自社でまずはこの方法で試してみてはいかがでしょうか?
世間ではタイムスタンプが必須という認識がありますが、「訂正削除履歴機能」でも代替することが可能です。
書類が増えてきた段階で、自社スタッフが捌けなくなってから効率化ツールを検討しても良いかと思います。
1点注意点として、2022年1月1日からの過去分の書類も対象ですので、過去分の作成が終わっていない場合は決算月までに作成を急いでください。

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