株式会社Aプランニング
テレビ・イベント業界は紙文化が多い！？
スキャナ保存で書類管理が楽になった理由とは
＜目次＞
はじめに
テレビ企画・制作、イベント企画などを行っている株式会社Aプランニング。
直近ではテレビ東京で放映されたトラジマスターズの企画・制作を行うなど、メディア企画から映像制作まで幅広く取り組まれております。
今回、紙書類が多いテレビやイベント業界の中で、スキャナとConnected Baseを導入することで電子保存が効率化されたお話を伺いました。
1. 導入前後の変化
| 導入前 |
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|---|---|
| 導入後 |
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2. 調べても分かりにくい電子帳簿保存法の対応に悩み
Q. Connected Base導入前はどのような運用をされていましたか？
森下さん
税理士さんと相談しながら保管すべき書類を、全て紙で保管をしていました。 自分で確認するために紙をPDFにしてましたね。
税理士さんとの書類の共有はどのようにされていたのですか？
YOZBOSHI
森下さん
紙書類を送っていました。確認が終わったら返却してもらって保管するという流れですね。
Q. 電子帳簿保存法対応についてはどこまで理解されていましたか？
森下さん
台東区のセミナーで概要説明があったので、その後にネットで検索していました。
しかし、実際に税務調査などを受けたときに「何を求められるのか」が分からず、進め方に困っておりました。
Q. どのような製品・サービスを探されていたのですか？
森下さん
freee、マネーフォワード、ミツモアなどを調べたりしていました。
Q. なぜConneced Baseを選んでいただけたのですか？
森下さん
電子帳簿保存法をどうやって進めていくかが困っておりましたので、色々お任せできるConnected Baseが合っていると思ったことが選定に至った理由です。 「これは保存するべきなのか？」と迷ったときに相談できるのも良いですね。
3. テレビ・イベント業界は紙でのやり取りがまだ多い
Q. 御社の事業領域での書類管理の特徴はありますか？
森下さん
テレビ・イベント業界は契約、請求など、やり取りする書類は紙が多い業界ですので、紙書類がいつの間にか溢れているような状況で整理するだけでも非常に大変ですね。
今回Connected Baseを導入すると同時にスキャナ導入も検討されていましたが、上記の理由は関係していますか？
YOZBOSHI
森下さん
そうですね。実際に自分で契約内容などを確認する際はPDFにした書類を確認するほうが楽なので、この際に紙書類をスキャナで電子化していきたいなと考えておりました。
4. 電子保存に関わる作業時間が1/10以上削減
Q. 実際に運用を開始していかがですか？
森下さん
スキャンから保存完了までの作業時間が1/10以上削減されていると考えています。 今までは、とにかく時間がかかって仕方ないので嬉しい効果ですね。
スキャナ取り込みから自動的に索引簿が作られるイメージ
5. 税理士との書類共有が楽になった
Q. 運用開始後の税理士さんとのやりとりに変化はありましたか？
森下さん
はい、ありました。
Connected Baseのアカウントを税理士さんに発行して証憑確認をしてもらっています。
そのため、今までは紙書類を送るなどの手間があったのですが、それがなくなりましたね。
作業時間や税理士さんとのやり取りに目に見える効果があったのは弊社として嬉しい限りです！
本日はありがとうございました。
YOZBOSHI
（取材日：2024年1月）
会社名：株式会社Aプランニング
業種：広告業
会社説明：テレビ企画・制作、イベント企画、マネージメント等
企業の電子化を「いつの間に終わったの！？」に。
煩わしい事務処理から 『解放』されませんか？