株式会社FUKKO

特に運用ルールを決めていなかったので、紙書類と電子書類は受け取った状態で保存していました。

はい、ありました。
書類を探す際に、「紙だったか？PDFでドライブに保存したか？」を忘れてしまうことが多く、探すのに手間取ることがありました。
書類整理しているバインダーを探したり、PDFを片っ端から開いてみたり、結構大変ですね。

CMなどで良く聞く程度で、税理士にお任せしていれば何とかなるだろうくらいの認識でしたので、自社でも電子保存をやらないといけないという認識は教えていただいて初めて気づきました。

「送り状」が大量に発行されるので、索引簿作成をする際の入力作業が削減できるサービスがないかと探しておりました。

当初はOCR機能を有したサービスを検討していたのですが、手書きも多いため読み取り精度が低く、修正の二度手間になることが検討で悩んだポイントでした。
そんな中で必ずオペレーターが確認・修正してくれるサービスがあることを見つけたということがきっかけです。

一番の決め手は、電子保存業務の「ルール」をお任せできることですね。

オフィスにスキャナを設置しておりまして、スタッフに「書類受け取ったらスキャンしておいて」と周知するだけで書類電子化が上手く回っています。
小難しい社内ルールを作って周知する必要がなく運用できる手軽さが良いですね。

今後、完全なペーパーレス化をしていきたいですね。
オフィスから紙がなくなることでの場所が空くことはもちろんですが、書類が電子化されていると出先やリモートワーク時にも確認が出来るので仕事の効率が上がってくると思いますので整備を進めていきたいですね。