ユミックス株式会社
Connected Base導入で製造業のペーパーレス化を推進！
電子データを基点とした新たな業務の姿とは？
＜目次＞
はじめに
主に海外顧客への自動車用のプレス金型のオーダーメイド製造を行っているユミックス株式会社。豊富な経験と高い技術力で信頼ある金型をお届けすることで業界をリードし最高の技術創造に取り組まれております。 今回、Connected Baseを導入することで国税関係書類の電子化を基点とした新たな業務についてお伺いしました。
1. 導入前後の効果
| 導入前 |
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|---|---|
| 導入後 |
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2. 海外取引への対応と電子帳簿保存法への正しい対応方法に悩んでいた
Q. Connected Base導入前はどのような運用をされていましたか？
総務担当者様
全て紙で保管を行っており、PDFなどのデータで受け取ったものも印刷を行ってから保管をしておりました。
印刷作業は結構大変そうですね？
YOZBOSHI
総務担当者様
そうですね、印刷してファイリングして書庫に格納する手間があります。
Q. 電子帳簿保存法はどれくらい理解されていましたか？
総務担当者様
ネットで理解した情報がほとんどですね。
色々な記事や国税庁の情報を調べたりしていましたが、「自社ではどこまで対応したら良いの？」という状況で非常に困っておりました。
Q. どのような製品・サービスを探されていたのですか？
総務担当者様
弊社の取引先の８割程度が海外顧客ですので、海外取引に関する国税関係書類が多く、海外取引が管理できるものを探しておりました。 また、自社では索引簿などの電子保存業務を行う人的リソースが足りないため、自分たちで電子帳簿保存法への作業を行うことも厳しいと考えておりましたので、作業を代替してもらう必要もありました。
Q. なぜConneced Baseを選んでいただいたのですか？
総務担当者様
当初コストが安い製品も検討材料に入っていましたが、海外取引や入力作業の削減の条件をクリアできないことで選定に至りませんでした。 そこで、Connected Baseでは、英語などの国税関係書類の受け入れも可能で、索引簿項目の作成もお任せできるので選定に至りました。
OneDriveへの連携も気にされておりましたが重要な選定基準だったのでしょうか？
YOZBOSHI
総務担当者様
はい、そうですね。
元々、Microsoft365は契約していたのですが、社内ファイルサーバーとの同期が比較的しやすいOneDriveを利用して電子帳簿保存法に対応出来たら助かるなと思いまして、ご相談させていただいた経緯があります。
また、様々な電子帳簿保存法サービスがありますが、ファイルの保存先が「サービス提供元」になるため、ファイルが保管期限後に消えてしまったり、サービスが急に停止するなどの不安もあったため、自社で管理できる手元に置いておける点が安心だなと思いました。
3. 会社全体でペーパーレス化へ向けた取り組みを開始
Q. どのような体制で業務を行っていますか？
総務担当者様
総務部でして、経理・財務・人事などのバックオフィス全般を私含めて４名で業務を行っています。
電子帳簿保存法への対応は総務部で全て行っているのでしょうか？
YOZBOSHI
総務担当者様
総務部で処理する書類以外に、他部署にも協力してもらっています。
例えば、製品の製造過程で発生する見積書・注文書・納品書などの書類を保存してもらっています。
「総務部以外の部署への協力依頼は大変だったんじゃないですか？
YOZBOSHI
総務担当者様
合計で2回社内説明会を行いました。
その際、特に気を遣っていたことは「難しいと協力してもらえない」ということでした。
そのため出来るだけ簡単なんですよという説明をする必要があったため、
Connected Baseの画面を見せながら、こんな感じになるんですよという説明をしまして、部署としてやることは「総務部から案内するフォルダに同期するだけで良いですよ」というシンプルさで納得して協力してもらうことが出来ました。
Q. 実際に運用を開始していかがですか？
総務担当者様
運用が非常に楽だと感じています。
Connected Baseに電子データを放り込むだけなので作業も非常に楽ですし、
「これは保存が必要だっけ？」という判断がつきにくい書類データもConnected Baseから処理が返ってきた際に保存可否を決めていくことができるため、
どの書類をどこまで電子化しないといけないかは進みながら決めていける手軽さがありますね。
他部署へも「判断に困ったらとりあえず保存してください」というアナウンスをしているので、問合せの手間も少ないですね。
また閲覧権限管理も出来るため、部署ごとに権限を変更しており、閲覧可能な書類の制御が出来るのも便利ですね。
4. Connected Base導入で見えてきた電子保存業務の新たな姿
Q. 御社は弥生会計を利用されているとお伺いしたのですが、そちらの電子帳簿保存法機能（証憑紐づけ）は利用されていないのでしょうか？
総務担当者様
仕訳ごとの証憑紐づけは手間であるため使っていなかったですね。
また電子帳簿保存法への対応として、どうやって使っていったほうが良いかもわからないという状態でもありました。
Q. Connected Baseで電子帳簿保存法に対応したことで状況は変わりましたか？
総務担当者様
はい、変わりました。
元々、どうやって進めていこうかを迷っていた状況でしたので、まずConnected Baseにファイルをアップロードして電子帳簿保存法に対応しつつ、処理が終わったデータを確認して、
「これは保存したほうが良い」「これは保存不要だった」など進めながら不透明なところが炙り出されるため、都度業務をブラッシュアップ出来ることが良いですね。
Q. 具体的に一番変化があったことは何かございますか？
総務担当者様
Connected Baseで処理された電子データを基点として業務を行うようになりました。 今までは紙書類を正として処理を行っていたところ、電子データが正になったことは変化として一番大きいですね。
他にも何かございますか？
YOZBOSHI
総務担当者様
印刷作業がほぼなくなりましたね。
印刷代の削減や書庫スペースの有効活用に繋がりますね。
Q. 導入後の具体的な効果はありますか？
総務担当者様
はい、人件費が抑えられたと考えています。
当初は索引簿や電子保存をするための人員を１名雇用しないと業務が回らないと想定していましたので、Connected Baseを利用することで、今の人員でも捌いていけることですね。
Q. 今後の展望はございますでしょうか？
総務担当者様
まだまだ紙書類でやりとりしている取引先も多いので、徐々にデータでのやり取りを進めていくことで更なるペーパーレス化をしていきたいと考えています。
更にペーパーレス化が進みそうですね。 本日はありがとうございました。
YOZBOSHI
（取材日：2024年1月）
企業の電子化を「いつの間に終わったの！？」に。
煩わしい事務処理から 『解放』されませんか？