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株式会社山善

簡単・手間なく電子書類を一元管理!
経理業務を効率化し業務DXを実現できた訳とは?

事例トップイメージ

<目次>


はじめに

太陽光発電システム事業を営む株式会社山善。太陽光発電事業から再生可能エネルギー導入を推進することで、地球環境へ配慮し、後世に持続可能な地球を残していくことを最大のミッションと捉え、日々取り組まれています。 今回、Connected Baseを導入することで電子帳簿保存法改正に対応するだけでなく、放置されていた書類管理を電子化でき、さらには会計処理時に生産性向上に大きくつながったというお話を伺いました。


1. 導入前後の効果

導入前
  • 過去の書類は紙で保管している
  • 電子対応書類はGoogleDriveに保存はしていたが、索引簿は作れていなかった
  • 送付用請求書はfreee、領収書は楽々精算で管理しているが他はGoogleDriveに各自が保存していたので未対応状態が多かった
導入後
  • 当者1名が都度受け側の請求書や対応書類をGoogleDriveに保存するだけで丸投げできるConnected Baseを導入することで電帳法対応が完了
  • 経理業務でもConnected Base上で検索ができ、大きく生産性が上がった

2. 紙ベースまたはGoogleDriveで保存した書類を
電子帳簿保存法に対応しないといけないと感じていた

Q. 御社ではConnected Base導入前はどんな運用をされていたのですか?
三宅めぐ美様

三宅さん

管理部では、送付する請求書はfreee、経費精算が必要な領収書は楽楽精算を利用して管理していました。

御社は既に経理業務のデジタル化を進めている状態だったんですね。
freeeや楽楽精算で管理出来ていない国税関係書類はありましたか?

インタビュワー

YOZBOSHI

三宅めぐ美様

三宅さん

はい、ありました。
freeeや楽楽精算で管理出来ていない国税関係書類は紙ベースで保存をするか、各メンバーでGoogleDriveにバラバラで保存していたため索引簿が作れていない状態でした。

なるほど。
確かに国税関係書類が一か所に集まっていないと索引簿作成も出来ないですよね。

インタビュワー

YOZBOSHI

Q. 電子帳簿保存法対応についてはどこまで理解されていましたか?
三宅めぐ美様

三宅さん

基本的にはセミナー参加やWebで色々と調べました。
国税庁が出している一問一答を見た訳ではなく、まとめサイトや対応サービスがまとめている記事や資料を参考にしました。
保存要件としてタイムスタンプ付与だけではなく、訂正削除履歴が残せるGoogleDrive保存でも対応できるという理解はありました。
しかし検索要件については自力では作業工数がかかり対応は難しいと感じていました。

法令についてご説明させて頂きましたが新しい気づきなどありましたか?

インタビュワー

YOZBOSHI

三宅めぐ美様

三宅さん

想像していた以上に管理しないといけない国税関係書類が幅広くあったことですね。
また、対応書類も支払通知書なども範囲内であるとは知らず、かなり対応が幅広いと感じました。

Q. 宥恕(猶予)についてはご存じでしたか?
三宅めぐ美様

三宅さん

今までの書類は確かに紙で保存していますが、電子書類について2023年末までは、GoogleDriveに保存しているだけで大丈夫な準備期間だと思っていました。

確かに「猶予」という言葉が一人歩きしていて、何が猶予なのか分かりにくいですよね…

インタビュワー

YOZBOSHI

三宅めぐ美様

三宅さん

YOZBOSHIさんに詳しくご説明いただき理解できました。
現在はプリントアウトして紙保存もできる期間ということと、電子書類は個別に索引簿を作成する必要があるということが分かったので、 過去書類もこれから索引簿作成に対応しないといけないと感じています。

三宅めぐ美様

3. 丸投げで電子帳簿保存法対応ができ、設定運用もシンプル。
さらには幅広い書類を電子上で検索管理でき生産性向上に大きく健闘

Q. どのようなサービスを検討しましたか?
三宅めぐ美様

三宅さん

元々はAI-OCR付サービスも検討していました。
ただ、結局はOCRで読み込んだ後に自社で修正・打ち込むことになり、結局手間が変わらないと感じました。
よって、GoogleDriveにて保存しながら自社で索引簿を作成するか、他のソリューションを探すかで検討していました。

なぜ弊社の「Connected Base」に興味を持っていただいたんでしょうか?

インタビュワー

YOZBOSHI

三宅めぐ美様

三宅さん

電帳法対応を早急に進めるためにWebで「電子帳簿保存法 GoogleDrive」と検索して対応できるソリューションを探しました。
そこでConnected BaseというGoogleDriveとも連携した丸投げできるサービスが目に留まり、相談させていただきました。

自社での手入力の手間の削減に加えて、業務で利用しているGoogle Driveとの親和性も重要だったんですね。

インタビュワー

YOZBOSHI

三宅めぐ美様

三宅さん

そうですね。
Google Driveに保存は今もしているので、非常に楽になるなと感じました。

Q. 実際、Connected Baseに決めたきっかけは何でしたか?
三宅めぐ美様

三宅さん

一番の決め手は、普段利用しているGoogleDriveに対象ファイルをアップロードするだけで対応が完了できる点です。
運用も簡単にできると感じました。

やはり索引簿作成はかなり大変だと思われてましたか?

インタビュワー

YOZBOSHI

三宅めぐ美様

三宅さん

そうですね。
社内でもこの対応のために工数を割くことができないので、「Connected Base」は少ない運用工数で対応できる点が決め手でした。

Q. 導入いただいた感想はいかがでしょうか?
三宅めぐ美様

三宅さん

利用開始するまでの初期設定がすごく簡単でした。
2023年1月から新年度ということもあり、1月から契約開始してすぐに運用を開始できました。
管理部内で管理している書類をGoogleDriveにてアップロードするだけで自動的に索引簿用の情報を登録してもらえます。
後は承認するだけなのでとても楽です。

ご満足いただけて嬉しいです!
ちなみに月間で大体どれくらいの件数が発生するのですか?

インタビュワー

YOZBOSHI

三宅めぐ美様

三宅さん

月100件以上を経理部署内で全て対応する必要があります。 しかし、100件でもじっくり中身を見て対応すると、かなり工数がかかると思うのですごく効率的だと感じています。

確かにそうですよね。 1件2分以上は掛かるので単純計算で200分以上は掛かりますよね…
他に御社で気づいた効果などはありましたか?

インタビュワー

YOZBOSHI

三宅めぐ美様

三宅さん

電子帳簿保存法に対応した際に仕訳業務が捗ることが分かりました。
弊社は現場ごとに製造経費などを按分して計上する必要があるのですが、 Connected Baseに保存されている電子書類をすぐに検索して証憑を閲覧しながら仕訳作業をすることが可能となったため対応がかなり楽になりました。

今まではどうされていたのですか?

インタビュワー

YOZBOSHI

三宅めぐ美様

三宅さん

今までは紙で保管した書類で仕訳登録を行っていたので、 証憑となる書類が見つからない場合は倉庫や書庫を探すなどしていたため非常に大変でした。
今はConnected Baseを利用することで探す時間が削減できているので、毎月数時間の対応時間が効率化できていると思います。 社内でも生産性を上げる必要性をいつも感じていたのですごく助かっています。
また、保管する保管庫も限りがあるので、今後は紙書類を廃棄していけるのは非常に助かります。


4. 紙での管理をできるだけ"ゼロ"にすることで業務DXを推進したい

Q. Connected Baseを利用いただく上で、今後の展望などがあれば教えてください
三宅めぐ美様

三宅さん

今は第一歩なので、まだ対応できていないメンバーが管理している見積書の一部などを社内的にもまとめて管理していきたいと思います。 また、今後は紙での管理は効率化と管理スペースもないためできるだけ0にしたと思います。保管場所確保も大変です。 あとはプリンターからスキャンしてからPDF保存しているのですが、ScanSnapを利用すると自動的にGoogleDriveに保存できそうなので手間が少なくなりそうなのでどこかで運用を見直したいです。 インボイス対応についてもConnected Baseは可能なサービスがあるので、そちらにも興味があります。ある程度は対応できそうなので、自分たちが会計処理を対応する際にまだベストな運用になっていないため今後相談しながらよりよい運用を確立したいですね。

更にデジタル化が進んで業務DXが進みそうですね!
本日はありがとうございました!

インタビュワー

YOZBOSHI

(取材日:2023年3月)

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会社名:株式会社山善
URL:https://www.yamazen-inuyama.co.jp/
業種:エネルギー(太陽光発電)
会社説明:主に産業用太陽光発電システムの設計や施工を行っており、土地の有効活用としても提案している。


企業の電子化を「いつの間に終わったの!?」に。

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