株式会社山善

管理部では、送付する請求書はfreee、経費精算が必要な領収書は楽楽精算を利用して管理していました。

はい、ありました。
freeeや楽楽精算で管理出来ていない国税関係書類は紙ベースで保存をするか、各メンバーでGoogleDriveにバラバラで保存していたため索引簿が作れていない状態でした。

基本的にはセミナー参加やWebで色々と調べました。
国税庁が出している一問一答を見た訳ではなく、まとめサイトや対応サービスがまとめている記事や資料を参考にしました。
保存要件としてタイムスタンプ付与だけではなく、訂正削除履歴が残せるGoogleDrive保存でも対応できるという理解はありました。
しかし検索要件については自力では作業工数がかかり対応は難しいと感じていました。

想像していた以上に管理しないといけない国税関係書類が幅広くあったことですね。
また、対応書類も支払通知書なども範囲内であるとは知らず、かなり対応が幅広いと感じました。

今までの書類は確かに紙で保存していますが、電子書類について2023年末までは、GoogleDriveに保存しているだけで大丈夫な準備期間だと思っていました。

YOZBOSHIさんに詳しくご説明いただき理解できました。
現在はプリントアウトして紙保存もできる期間ということと、電子書類は個別に索引簿を作成する必要があるということが分かったので、 過去書類もこれから索引簿作成に対応しないといけないと感じています。

元々はAI-OCR付サービスも検討していました。
ただ、結局はOCRで読み込んだ後に自社で修正・打ち込むことになり、結局手間が変わらないと感じました。
よって、GoogleDriveにて保存しながら自社で索引簿を作成するか、他のソリューションを探すかで検討していました。

電帳法対応を早急に進めるためにWebで「電子帳簿保存法　GoogleDrive」と検索して対応できるソリューションを探しました。
そこでConnected BaseというGoogleDriveとも連携した丸投げできるサービスが目に留まり、相談させていただきました。

そうですね。
Google Driveに保存は今もしているので、非常に楽になるなと感じました。

一番の決め手は、普段利用しているGoogleDriveに対象ファイルをアップロードするだけで対応が完了できる点です。
運用も簡単にできると感じました。

そうですね。
社内でもこの対応のために工数を割くことができないので、「Connected Base」は少ない運用工数で対応できる点が決め手でした。

利用開始するまでの初期設定がすごく簡単でした。
2023年1月から新年度ということもあり、1月から契約開始してすぐに運用を開始できました。
管理部内で管理している書類をGoogleDriveにてアップロードするだけで自動的に索引簿用の情報を登録してもらえます。
後は承認するだけなのでとても楽です。

月100件以上を経理部署内で全て対応する必要があります。 しかし、100件でもじっくり中身を見て対応すると、かなり工数がかかると思うのですごく効率的だと感じています。

電子帳簿保存法に対応した際に仕訳業務が捗ることが分かりました。
弊社は現場ごとに製造経費などを按分して計上する必要があるのですが、 Connected Baseに保存されている電子書類をすぐに検索して証憑を閲覧しながら仕訳作業をすることが可能となったため対応がかなり楽になりました。

今までは紙で保管した書類で仕訳登録を行っていたので、 証憑となる書類が見つからない場合は倉庫や書庫を探すなどしていたため非常に大変でした。
今はConnected Baseを利用することで探す時間が削減できているので、毎月数時間の対応時間が効率化できていると思います。 社内でも生産性を上げる必要性をいつも感じていたのですごく助かっています。
また、保管する保管庫も限りがあるので、今後は紙書類を廃棄していけるのは非常に助かります。

今は第一歩なので、まだ対応できていないメンバーが管理している見積書の一部などを社内的にもまとめて管理していきたいと思います。 また、今後は紙での管理は効率化と管理スペースもないためできるだけ０にしたと思います。保管場所確保も大変です。 あとはプリンターからスキャンしてからPDF保存しているのですが、ScanSnapを利用すると自動的にGoogleDriveに保存できそうなので手間が少なくなりそうなのでどこかで運用を見直したいです。 インボイス対応についてもConnected Baseは可能なサービスがあるので、そちらにも興味があります。ある程度は対応できそうなので、自分たちが会計処理を対応する際にまだベストな運用になっていないため今後相談しながらよりよい運用を確立したいですね。