改正電子帳簿保存法のメリット
～紙保管コストがお得に！？～

改正電子帳簿保存法とは？

改正電子帳簿保存法については、過去記事でご紹介しておりますのでこちらをご参照ください。

■重くのしかかる二重管理コスト

2022年1月1日より施行された改正電子帳簿保存法と同時に、一部、2年間の宥恕（ゆうじょ）が発表されました。
この対象は、「電子データ」をプリンタなどで印刷して「紙保存」することを2年間は宥恕されています。
今後、紙保存が一切なくなるように思えますが、実は一部は紙保存が認められています。
認められている紙保存は、郵送等で受領した「紙書類」を「紙保存」することは引き続き可能です。

「紙保存を続けられる方法があるのであれば、電子保存しなくて良いのでは？」とも思いますが、これはこれで、なかなか難しい問題があります。
紙保存を続ける場合は、「全ての取引先に受領書類を郵送を依頼」する必要があります。
既に取引先はメールやシステム等で電子送付されており、郵送自体を行っていない場合も多くなってきているでしょう。
そんな中で、全ての取引先へ紙での郵送をお願いするのは事実上厳しいと言わざる得ないと思われるからです。

■紙保管コストをお得にする方法

紙保存と電子保存の混在も可能ではあるのですが、二重管理となるために紙保管の保管コストが削減できないばかりか、紙と電子をそれぞれ管理するコストも増加するため、電子帳簿保存法のメリットが無くなってしまうことになります。

今までは法定年数を紙で保存する必要があったため、取引件数が多い企業は、保管室を用意したり、倉庫を借りたりして保管を行っていました。
電子帳簿保存法では、保存要件を満たすことで紙書類を即時に破棄することが可能となるため、保管費用を削減することが可能となっています。

そのため、このタイミングで電子保存に一本化することでコスト削減のメリットを享受するほうが有効であると考えています。

■受け取る文書ばかりではない、電子保管はインボイス制度も念頭に！

電子帳簿保存法の対象は、「受け取る書類」だけではないことはご存知でしょうか？
送付する書類も対象となり、例えば「請求書の控え」も対処となります。

この「請求書の控え」は「インボイス制度」の「適格請求書の控え」の保存は電子帳簿保存法のルールに準拠することが求められています。
そのため、電子帳簿保存法とインボイス制度は関係性が強く、最近ではセットで説明会などが開催されていることも多くなっているのはこのためです。

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