2024年02月01日
<目次>
デジタルマーケティングや自社開発商品の販売を行っている株式会社FUKKO。
本当に良いものをたくさんの人に伝えるため、変化するニーズと対峙し、最先端のデジタルマーケティンと普遍的な本質思考の融合による価値提供を実現するため、日々取り組まれています。
今回、Connected Baseを導入することで業務効率環境を整えていくことに繋がったお話を伺いました。
導入前 |
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導入後 |
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各務さん
特に運用ルールを決めていなかったので、紙書類と電子書類は受け取った状態で保存していました。
そうだったんですね。
何か困り事はありましたか?
YOZBOSHI
各務さん
はい、ありました。
書類を探す際に、「紙だったか?PDFでドライブに保存したか?」を忘れてしまうことが多く、探すのに手間取ることがありました。
書類整理しているバインダーを探したり、PDFを片っ端から開いてみたり、結構大変ですね。
確かにそうですよね。
過去の書類は覚えていないことがほとんどだと思いますので、探す作業が結構かかりますよね。
YOZBOSHI
各務さん
CMなどで良く聞く程度で、税理士にお任せしていれば何とかなるだろうくらいの認識でしたので、自社でも電子保存をやらないといけないという認識は教えていただいて初めて気づきました。
法令についてご説明させて頂きましたが新しい気づきなどありましたか?
YOZBOSHI
各務さん
意外と保存する種類が多いことは驚きました。
弊社では商品も扱っているため、発送などで配送業者から受け取る伝票の「送り状」が対象であることは知らなかったですね。
各務さん
「送り状」が大量に発行されるので、索引簿作成をする際の入力作業が削減できるサービスがないかと探しておりました。
なぜ弊社の「Connected Base」に興味を持っていただいたんでしょうか?
YOZBOSHI
各務さん
当初はOCR機能を有したサービスを検討していたのですが、手書きも多いため読み取り精度が低く、修正の二度手間になることが検討で悩んだポイントでした。
そんな中で必ずオペレーターが確認・修正してくれるサービスがあることを見つけたということがきっかけです。
「オペレーター」というキーワードが決め手だったんですね!
YOZBOSHI
各務さん
そうですね。
必ず「オペレーター」が確認してくれることへの安心感があるなと思いました。
各務さん
一番の決め手は、電子保存業務の「ルール」をお任せできることですね。
具体的にはどんなことでしょうか?
YOZBOSHI
各務さん
「オペレーター」による入力作業の代行は他サービスでもあることは知っておりました。
しかし、Connected Baseは、電子書類のファイル整理をしなくても「とりあえず放り込む」だけで、よしなに整理してくれます。
先ほど「送り状」が多く発行されると言いましたが、この電子保存をスタッフにも行って欲しいですし、それ以外の書類もどんどん電子化していきたいので、このような仕組みは現場で考える時間が削減できるので非常に助かるなと思います。
各務さん
オフィスにスキャナを設置しておりまして、スタッフに「書類受け取ったらスキャンしておいて」と周知するだけで書類電子化が上手く回っています。
小難しい社内ルールを作って周知する必要がなく運用できる手軽さが良いですね。
各務さん
今後、完全なペーパーレス化をしていきたいですね。
オフィスから紙がなくなることでの場所が空くことはもちろんですが、書類が電子化されていると出先やリモートワーク時にも確認が出来るので仕事の効率が上がってくると思いますので整備を進めていきたいですね。
今後の展開が楽しみですね!
本日はありがとうございました!
YOZBOSHI
(取材日:2024年1月)
電子帳簿保存法に対応するためにはクラウド会計ソフトへの移行や既存システムへの改修等が必要でした。
Connected-Baseは、今の環境を変えずに法令対応が可能です。
作業に精通したスタッフによる、おまかせ帳票仕分けで現場作業の効率化も同時に行えます。